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[ Aktenpläne anpassen ]

Warum überhaupt einen eigenen, produktorientierten Aktenplan entwickeln?

 

Für die öffentliche Verwaltung ist ein Aktenplan etwas Gewohntes. Von Bundesland zu Bundesland etwas unterschiedlich, aber innerhalb eines Landes meist einheitlich, finden verschiedene Kommunale Aktenpläne Verwendung.

 

Die Aktenpläne vieler Herausgeber sind aber schon seit Jahren nicht mehr gepflegt und der Entwicklung der Fachaufgaben angepasst worden, so dass der Aktenanfall nicht mehr mit der vorgegebenen Struktur korrespondiert. Während geschultes Registraturpersonal diese Mängel meistens ausgleichen kann, sind Bearbeiter, die im Rahmen der Einführung elektronischer Aktenführung erstmals mit dem Aktenplan konfrontiert werden, überfordert.

 

In der Praxis bildet der Aktenplan deshalb so etwas wie das „schlechte Gewissen“ der Sachbearbeiter: Man sollte ihn eigentlich anwenden, aber keiner tut es so richtig... Auch wird der Aktenplan als unzeitgemäß und als modernen Arbeitsweisen nicht mehr angemessen empfunden. Eine systematische Anwendung des Aktenplans macht aber erst eine Ablage – insbesondere auch die der elektronischen Dokumente – teamfähig, weil alle Mitarbeiter nach den gleichen Gesichtspunkten ablegen. Die interne und externe Kommunikation wird verbessert und die Integration von neuen Mitarbeitern beschleunigt.

 

Voraussetzungen dafür sind jedoch:

• Eine durchsichtige Struktur, die von jedem Sachbearbeiter zumindest für die Vorgänge in seinem Bereich schnell zu durchschauen und anzuwenden ist. Dies wird von der Produktorientierung geleistet.
• Ein Anpassung an die Größe der eigenen Verwaltung. Aktenpläne, die sowohl für Verwaltungen mit zehn wie für Behörden mit mehreren Tausend Mitarbeitern gelten sollen, werden in der Praxis niemandem gerecht.
• Eine gründliche Einweisung aller Mitarbeiter in den Aktenplan.

 

Erste Beispiele existieren, z. B. der erste baden-württembergische produktorientierte Aktenplan der Stadtverwaltung Haiterbach. Gegen eine geringe Gebühr können Sie diesen Aktenplan erwerben.   Zum Bestellformular ...