[ Inhalt Ablageseminar ]
Ein wenig Ordnungstheorie
- Was ist eigentlich Unordnung?
- Fachbegriffe der Ordnung: Merkmale und ihre Ausprägungen
Ordnungsmerkmale von Dokumenten
- Merkmale von Dokumenten
- Probleme bei der Ordnung nach dem "Gegenstand" von Schriftstücken
- Der Medienbruch und seine Auswirkungen: Ordnung von Papier- und e-lektronischen Dokumenten
Prozessorientierte Ablage
- Was ist ein Geschäftsprozess? Externe und interne Prozesse
- Ordnung von Dokumenten nach Prozessen
- Vorgangsdokumente und Wissensdokumente
- Gruppenübung: Sortieren Sie einen Schreibtischstapel!
- Die Knoten im Unternehmensnetzwerk: Die Wissensspeicher
Prozessorientierte individuelle Arbeitsmethoden
- Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch
- Wie man eine Wiedervorlage führt
- Aufbau eines Arbeitsplatzhandbuchs
Interne Prozesse ordnen
- Arbeiten mit einem fertigen Aktenplan
- Seinen eigenen Teamaktenplan entwerfen
Externe Prozesse ordnen
- Die verschiedenen Typen von externen Prozessen
- Dokumentendatenbanken: Anlegen von Metadatensätzen
- Aufbau einer Dokumentendatenbank in Excel
Teilakten anlegen, Projektordner und Sitzungsprotokolle
- Einheitliche Regeln für die Ordnerbeschriftung
- Innerer Aufbau von Projektordnern
- Kopierflut vermeiden bei Protokollen
Ordnung der elektronischen Dokumente
- Parallelität von Papierablage und elektronischer Ablage
- Das Hybridprinzip
- Regeln für den Umgang mit Emails
Ablagesystematik als Teamaufgabe
- Individuelle Arbeitsmethoden
- Ablage als Teamprozess
- Regeln für die Hauptordnungsmethode: das Wegwerfen
- Wissensbasis für das Team
Elektronische Dokumentenmanagementsysteme
- Unterschiedliche DM-Systeme für unterschiedliche Problemstellungen: Archivsysteme, Recherchesysteme, Vorgangssysteme, Workflow-Systeme
- Für mein Unternehmen feststellen, was ich wirklich brauchen kann
- Kosten-Nutzenmessungen
- Wissensarchive
- Nachschlagewerke
- Wissensarchive zeitsparend und schlagkräftig organisieren
- Nutzung eines kleinen Notizprogramms
Zusatzleistungen:
Die Teilnehmer erhalten einen Musteraktenplan als Excel-Datei. Diese Datei bietet auch die Funktion, Ordnerrückenschilder zu erstellen, elektronische Ordner anzule-gen und Dokumente zu suchen. Sie erhalten weiterhin eine Access-Datenbank zur Pflege von Wissensnotizen.
Zielgruppe:
Das Seminar richtet sich an Office-Managerinnen, Führungskräfte und Organisati-onsverantwortliche.
Seminardauer:
1 oder 2 Tage. Die obige Seminarbeschreibung bezieht sich auf ein zweitägiges Se-minar. Bei Ein-Tages-Seminaren werden die Themen gestrafft, einzelne Themen können übersprungen werden.
Methoden:
Präsentation, Diskussion, Gruppen- und Einzelarbeit.
