[ Das Konzept der „Produktorientierten Ablage“ ]
Die Produktorientierte Ablagesystematik (PAS) wurde aus den spezifischen Fragestellungen der Öffentlichen Verwaltung beim Umgang mit herkömmlichen Aktenplänen entwickelt.
Die vorhandenen Aktenpläne in den kommunalen und staatlichen Verwaltungen sind in der Regel langfristig gewachsene, sehr umfangreiche Werke, die sich zudem nach Art der Verwaltung und Bundesland unterscheiden. Eines aber haben diese Aktenpläne gemeinsam: Sie sind gegenstandsorientiert.
Damit tritt ihre Anwendung in Widerspruch zu modernen Arbeitsweisen, die sich mehr und mehr an Produkten ausrichten. In der Haushaltsrechnung wird der Übergang von der Gegenstands- zur Produkt-Orientierung gerade vollzogen. Im Bereich der Dokumentenablage steht dieser Wechsel noch vor uns. Der damit einher gehende Aufwand amortisiert sich aber schon in kürzester Zeit, denn eine produktorientierte Ablage ist sehr viel schlanker und transparenter als die herkömmlichen Ordnungssysteme.
Verwaltungen, die ihre Ablage einheitlicher und effizienter gestalten wollen, stehen vor folgenden Herausforderungen:
- Erarbeitung eines neuen. produktorientierten Aktenplans, der spezifisch auf die Größe und den Aufgabenumfang der jeweiligen Körperschaft zugeschnitten ist;
- Definition von Spielregeln, die den Dokumentenfluss in der Verwaltung regeln (Umgang mit E-Mails, Abgrenzung von Sachbearbeiter- und Teamablage, Rolle der Registratur, Archivierungskonzept unter Einbeziehung der elektronischen Dokumente usw.);
- Schaffung der Aufgabe des „Ablageverantwortlichen“ für die Gesamtverwaltung, aber auch für einzelne Fachbereiche oder Ämter, um die Weiterentwicklung des Aktenplans zu garantieren, sowie zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter;
- Schulung der Mitarbeiter im Konzept der Produktorientierten Ablage speziell in der Anwendung des Aktenplans – und im Umgang mit den Spielregeln;
- Umstellung der Papierordnung und der elektronischen Dokumente auf den neuen Aktenplan (Parallelität von Papier- und EDV-Ordnung);
- Klärung der Frage, ob die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems sinnvoll ist;
- Evaluation der Änderungen und Einbeziehung des Themas „Dokumentenmanagement“ ins Controlling-Berichtswesen.
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